Verborgen inhuurkosten

Indirecte kosten zijn de kosten van het inhuren van flexkrachten die niet direct zijn gerelateerd aan de overeengekomen tarieven. Denk aan de volgende soorten kosten:

1. Verwerkingskosten;
2. Controlekosten;
3. Verborgen kosten;
4. Transactiekosten;
5. Overheadkosten.

Verwerkingskosten zijn kosten die zijn gemoeid met het administratief verwerken van de met het flexbureau of de ZZP'er gemaakte afspraken.

• Wordt er bijvoorbeeld wekelijks gefactureerd door het bureau of 4-wekelijks? Afhandeling van 1 factuur kost een grote organisatie ergens tussen de € 50 en € 100!
• Wordt er per week een flinke declaratie ingediend voor gereden kilometers en reis- en verblijfskosten met alle bonnen erbij die moet worden ondertekend door de opdrachtgever en gecontroleerd door de administratie?
• Op welke wijze worden de gewerkte uren gecontroleerd? Wordt er gebruik gemaakt van een duidelijk urenbriefje met een duidelijke ondertekening, of ontbreekt er een specificatie en moet daarom de factuur eerst naar de opdrachtgever of leidinggevende van de flexkracht worden gestuurd, voordat tot uitbetaling kan worden overgegaan?

Over dit soort punten wordt in de praktijk niet onderhandeld en dus vallen de verwerkingskosten hoog uit. Bovendien zijn het meestal verborgen kosten in de zin dat ze niet direct toewijsbaar zijn aan een bepaalde flexkracht. Slechts met uitgebreid onderzoek op basis van integrale kostprijzen zijn de totale indirecte kosten te berekenen en desgewenst toe te rekenen aan een individueel contract.

Bij die integrale kostprijzen horen ook de kosten van gebruikte hard- en software, gebruikte kantoorruimten en -materialen, ofwel een deel van de overhead van de organisatie moet worden toegerekend aan de kosten van inhuur.

Nog een laatste voorbeeld van hoog oplopende verwerkingskosten uit de praktijk van alledag: Uw financiële administratie ontvangt een factuur van het flexbureau met daarop 148 gewerkte uren over de afgelopen periode. Bij controle van de 4 geaccordeerde urenbriefjes blijkt dat er 146 uren zijn goedgekeurd. Wat gebeurt er? De financiële administratie neemt contact op met de leidinggevende, die het verschil ook niet kan verklaren. Daarna wordt de flexkracht bevraagd en tenslotte ook het flexbureau, want die moet uiteindelijk een nieuwe factuur sturen.

Er zijn mensen op de administratie bij grote organisaties werkzaam, die een volle dagtaak hebben aan het oplossen van dit soort problemen tegen behoorlijk oplopende -veelal ook verborgen- kosten.