Software

Registratie van flexkrachten in bijvoorbeeld Excel kan als het alleen maar gaat om de interne telefoonlijst te voeden met de naam en het toestelnummer van de flexkracht of dat hij tijdig de inloggegevens ontvangt om op het computernetwerk te kunnen werken en zijn toegangspasje ontvangt. Excel is niet geschikt als u per jaar tientallen flexkrachten op deze manier wilt beheren.

Dit is ook onvoldoende als het gaat om het kunnen leveren van management-informatie over de huidige stand van zaken rond de inhuur, over die in het lopende jaar vanaf januari en die over de afgelopen 3 jaren. 

Hiervoor zijn er tegenwoordige geschikte en gebruiksvriendelijke tools op de markt, zogenaamde vendor-management-systemen (VMS).

Bijvoorbeeld een tool die web-based is, dat wil zeggen dat er steeds wordt ingelogd op een speciale en beveiligde website op het internet -bijvoorbeeld met het internetadres https://flex.naamorganisatie.nl.

Bij inhuur van flexkrachten zijn er 2 of 3 partijen die moeten kunnen inloggen, namelijk de flexkracht zelf, de organisatie als inlener en het flexbureau als leverancier. Is er geen flexbureau aanwezig (bijv. als ZZP'er), dan logt de flexkracht in zonder leverancier.

Dit soort software:

• Digitaliseert het hele proces van inhuur (zie schema);
• Uniformeert de inhuur;
• Koppelt het beschikbare budget voor inhuur aan de gerealiseerde inhuur;
• Reduceert de indirecte en verborgen kosten van inhuur;
• Levert management-informatie over het hele proces van inhuur.

De investeringskosten worden al binnen 1 à 2 jaar terugverdiend door enorme besparingen op indirecte kosten en op directe kosten (de inhuurtarieven). Bij de links vindt u een aantal organisaties die werken met dit soort software.

Ook verschijnen er op de markt steeds meer leveranciers van digitale Marktplaatsen als alternatief voor aanbestedingen. Ook zien we de ontwikkeling dat Marktplaats-tools worden gekoppeld aan een VMS. Deze markt is nog volop in ontwikkeling.