Inkopen en aanbesteden

Het sluiten van een of meer mantelcontracten met een of meer bureaus of ZZP'ers kan een juridische verplichting zijn als uw organisatie boven de Europese grens uitkomt waarop een aanbesteding verplicht is. Maar een aanbesteding kan ook op vrijwillige basis gebeuren en kan dus voor elke organisatie die regelmatig flexkrachten inhuurt, interessant zijn.

Een aanbesteding is eigenlijk niets meer dan een oproep aan flexbureaus of cluster van ZZP'ers) om een offerte in te dienen voor het leveren van flexkrachten op basis van de wensen en eisen van uw organisatie.

Met die bureaus die de gevraagde kwaliteit leveren tegen de laagste kosten, sluit u een meerjarig contract. U kunt er ook voor kiezen om slechts 1 bureau te contracteren dat alle flexkrachten gaat leveren ('makelaarsconstructie'). Hier zitten een aantal voor- en nadelen aan vast. U hebt maar met 1 bureau te maken en dat scheelt veel indirecte kosten en levert u vaak een goede en persoonlijke dienstverlening op (zeker als het bureau in-house bij u werkt), maar u bent natuurlijk ook geheel afhankelijk van het aanbod van dat ene bureau.

De inlener werkt met een eerste schil van vaste leveranciers en een tweede schil van bureaus die veel diverser is samengesteld en waar vooraf geen enkele verplichting over en weer geldt.

De voordelen van bovenstaande constructie zijn evident:

• De directe kosten van inhuur liggen stukken lager dan wat er normaal in de markt wordt gevraagd.
• De indirecte kosten en zeker ook de verborgen kosten liggen veel lager, doordat er met vaste partners wordt gewerkt hetgeen de kwaliteit, efficiency en effectiviteit aanzienlijk verbetert.

Maar als er eenmaal een goed mantelcontract is afgesproken, dan is het beheren van dat contract wel nodig om te zien of de afgesproken tarieven wel in rekening worden gebracht en of er niet onnodig buiten het contract om wordt ingehuurd (Maverick buying).

In opkomst bij de overheid, ZBO's en de zorgsector is het 'Marktplaats-concept' om de aanbesteding (de gevraagde kwaliteit tegen de laagste prijs) voor elke aanvraag apart uit te zetten. Dit kan via digitale software-pakketten waarvan er steeds meer op de markt verschijnen. Aparte meerjarige mantelcontracten zijn dan niet meer nodig, maar de Marktplaats kent weer andere nadelen. Op dit moment zijn er al ruim 50 Marktplaatsen actief, er komen er nog meer bij.

Een andere interessante ontwikeling is de opkomst van zogenaamde community's van ZZP'ers, die zich individueel of gezamenlijk aanbieden en voor de inlener nieuwe mogelijkheden bieden.